법인인감·사용인감·도장 이미지 — 어떤 문서에 무엇을 찍는가

도장은 종류마다 무게가 다르다

회사를 운영하다 보면 「인감 날인」, 「사용인감 가능」, 「직인 날인」 같은 요구를 자주 받습니다. 모두 도장을 찍으라는 말이지만, 어떤 도장이냐에 따라 문서의 무게와 준비할 서류가 달라집니다. 핵심은 그 도장이 공적으로 등록돼 있어 증명서로 확인할 수 있느냐입니다.

법인인감 — 가장 무거운 도장

법인인감은 등기소에 신고된 도장이라 법인인감증명서로 「이 도장이 이 회사의 도장이 맞다」는 것을 확인할 수 있습니다. 부동산 거래, 대출, 주요 계약, 등기 신청처럼 회사의 중요한 의사를 확인해야 하는 문서에 요구됩니다. 분실하거나 남용되면 피해가 크므로 보관하는 사람을 정하고, 언제 어떤 문서에 찍었는지 날인 대장을 남기는 것이 좋습니다.

사용인감 — 일상 업무용 공식 도장

법인인감을 매번 꺼내 쓰기 부담스러워 회사가 따로 정해 쓰는 도장이 사용인감입니다. 사용인감을 쓸 때는 「이 도장을 회사의 사용인감으로 쓴다」는 사용인감계를 만들어 법인인감을 찍고, 법인인감증명서를 붙여 상대에게 냅니다. 입찰, 관공서 서류, 거래처 등록처럼 공식 도장이 필요하지만 법인인감까지는 필요 없는 곳에 많이 씁니다. 상대가 사용인감을 받아 주는지는 미리 확인해야 합니다.

도장 이미지 — 일상 문서에

견적서, 거래명세표, 영수증, 공문처럼 매일 오가는 문서는 PDF로 만들어 메일로 보내는 경우가 많습니다. 이때 도장을 찍어 스캔하는 대신 도장 이미지를 문서에 넣어 쓰는 것이 일반적입니다. 도장 이미지는 등록된 도장이 아니므로 그 자체로 회사의 의사를 증명하지는 못합니다. 하지만 일상 문서에서 날인의 의미는 「이 회사가 이 문서를 냈다」는 확인에 가깝고, 실제로는 보낸 메일 주소, 거래 이력 같은 다른 정황과 함께 판단됩니다.

반대로 인감증명서를 함께 내야 하는 문서, 금융기관이나 관공서가 실물 날인을 요구하는 문서에는 도장 이미지를 쓸 수 없습니다. 요구하는 쪽의 안내를 먼저 확인하세요.

어떤 문서에 무엇을 찍나

도장 이미지를 쓸 때 주의할 것

• 도장 이미지 파일은 실물 도장처럼 보관합니다. 누구나 쓸 수 있는 폴더에 두면 회사 이름으로 엉뚱한 문서가 나갈 수 있습니다.
• 문서를 PDF로 만들어 보내면 받은 쪽이 도장만 오려 쓰기 어렵습니다. 편집 가능한 파일로 도장을 보내지 마세요.
• 법인인감과 똑같은 모양의 도장 이미지는 만들지 않는 편이 안전합니다. 일상용 도장과 공식 인감은 구분해 두는 것이 좋습니다.