견적서 쓰는 법 — 꼭 들어갈 항목과 부가세 포함·별도 표기

견적서는 무엇을 위한 문서인가

견적서는 거래를 시작하기 전에 「이 조건이면 이 금액에 해 드리겠다」고 미리 알리는 문서입니다. 받는 쪽은 여러 곳의 견적을 나란히 놓고 비교하고, 내부 결재를 올릴 때 근거 자료로 씁니다. 그래서 좋은 견적서는 금액이 싼 견적서가 아니라, 다른 견적과 비교하기 쉽고 나중에 말이 달라지지 않는 견적서입니다.

견적서에는 법으로 정해진 양식이 없고, 세금계산서처럼 세법상 증빙 서류도 아닙니다. 다만 실무에서 거의 빠지지 않는 항목이 있고, 이 항목이 빠지면 되묻는 연락이 오거나 나중에 다툼의 씨앗이 됩니다.

꼭 들어가야 할 항목

가장 놓치기 쉬운 것이 「포함·불포함 범위」입니다. 홈페이지 제작 견적이라면 도메인·호스팅 비용, 사진 촬영, 수정 횟수가 금액에 들어 있는지 한 줄씩 적어 두세요. 같은 금액의 다른 견적과 비교할 때 오해가 크게 줄어듭니다.

부가세 포함과 별도, 무엇이 다른가

일반과세자가 물건이나 용역을 공급하면 공급가액의 10%를 부가가치세로 받아 신고하고 납부합니다. 견적서에서 가장 많이 생기는 혼란이 이 10%를 금액에 넣었는지 여부입니다.

• 부가세 별도 — 적힌 금액이 공급가액입니다. 실제로 받는 돈은 여기에 10%를 더한 금액입니다.
• 부가세 포함 — 적힌 금액이 최종 지급액입니다. 공급가액과 세액은 이 금액 안에서 나눠 적습니다.

포함 금액에서 공급가액을 구할 때는 합계를 1.1로 나눕니다. 나누어떨어지지 않으면 원 단위 끝수가 생기는데, 공급가액을 반올림하거나 버린 뒤 나머지를 세액으로 두어 공급가액과 세액의 합이 합계와 정확히 맞게 합니다.

어느 쪽으로 쓰든 괜찮지만, 문서 한 장 안에서는 한 가지로 통일하고 합계 옆에 「부가세 포함」 또는 「부가세 별도」를 적어 두세요. 개인 고객에게는 최종 지급액이 바로 보이는 포함 표기가, 사업자 사이의 거래에서는 공급가액 기준인 별도 표기가 더 자주 쓰입니다. 면세 품목이거나 사업자 유형이 다르면 부가세 처리가 달라질 수 있습니다.

받는 쪽이 헷갈리지 않게 쓰는 요령

• 단위를 적습니다. 「개」, 「월」, 「1식」처럼 적되, 「1식」으로 묶었다면 무엇이 들어 있는지 아래에 풀어 씁니다.
• 유효기간을 둡니다. 재료비나 환율처럼 자주 바뀌는 값이 들어간 견적일수록 짧게 잡습니다.
• 고쳐 보낼 때는 견적번호를 바꿉니다. 같은 번호로 금액만 바꿔 보내면 어느 것이 최신인지 다툼이 생길 수 있습니다.
• 할인은 따로 한 줄로 적습니다. 단가를 깎아 적는 것보다 「할인」 행을 두면 원래 금액과 할인 폭이 함께 남습니다.
• 결제 조건은 시점과 비율로 적습니다. 「착수 시 50%, 완료 후 50%」처럼 쓰면 언제 얼마를 내는지 분명해집니다.

견적서를 받는 쪽에서 확인할 것

• 합계가 부가세 포함인지 별도인지부터 봅니다. 두 견적의 표기가 다르면 같은 기준으로 바꿔 놓고 비교해야 합니다.
• 「1식」으로 묶인 항목은 무엇이 들어 있는지 물어봅니다. 견적끼리 가장 크게 차이 나는 곳이 대개 여기입니다.
• 유효기간이 지났다면 같은 금액으로 진행할 수 있는지 다시 확인합니다.
• 처음 거래하는 곳이라면 사업자등록번호로 국세청 홈택스에서 휴업·폐업 여부를 조회해 볼 수 있습니다.

견적서를 보낸 다음

상대가 견적을 받아들이면 주문서나 계약서로 조건을 확정합니다. 금액이 크거나 작업 기간이 길수록 견적서만으로 진행하기보다 계약서를 따로 쓰는 편이 안전합니다. 물건이나 용역을 넘길 때는 거래명세표를, 사업자 사이의 거래라면 세금계산서를 함께 주고받는 경우가 많습니다.